Секретарь. Помощник руководителя. Этикет, деловое общение и протокол. Тайм-менеджмент

Целевая аудитория: секретари, офис-менеджеры, администраторы и  персональные помощники.

Задачи тренинга:

• Повышение профессиональных знаний секретаря.
• Совершенствование знаний в области ведения деловой переписки.
• Получение знаний и навыков в сфере деловых коммуникаций.
• Изучение правил современного делового этикета.

ПРОГРАММА

ДЕНЬ 1

1. ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 

Общие требования к оформлению  документов.  Реквизиты. Понятие подлинника и копии документа.

            Схема составления документа. Процедура согласования (визирования) документа. Оформление  документов. Правила подписания документов, утверждение документов.

            Входящие, исходящие  и внутренние документы. Сроки прохождения документов. Рассмотрение документов. Доведение документа до исполнителя.  Работа с документами, содержащими коммерческую тайну.

Практикум: Практика оформления различной документации.

Современное делопроизводство: электронный документооборот.

2. ВИДЫ ДЕЛОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ. 

            Специфика телефонного делового общения. Входящие и исходящие звонки: стандарты ведения беседы. Автоответчик. Типичные ошибки передачи и приема информации. Управление  временем в беседе с абонентом. Как корректно общаться с трудными абонентами.

            Эффективная самопрезентация. Организация деловых встреч. Общение с клиентами и сотрудниками.

            Подготовка и организация   совещаний, конференций, переговоров. 

Практикум: Методы работы с большим объемом информации.

Схемы организации рабочего пространства.

ДЕНЬ 2:

3. ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА

Различные виды деловых  писем, телеграмм, электронных сообщений. Использование клише, состав реквизитов и правила оформления деловых писем. Варианты обращения к адресату, заключительные формулировки. Просьба, запрос, напоминание. Выражение благодарности, сожаления.

            Внутренняя переписка: докладные, служебные, объяснительные записки. Назначение и правила оформления.

            Особенности ведения электронной переписки. Деловой этикет в общении по электронной почте.

Практикум:  Создание  шаблонов деловых писем.

4. АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ

Создание архива организации. Требования к помещению, отведенному под архив.

Разработка номенклатуры. Отбор документов и дел к уничтожению. Подготовка к архивному хранению. Составление описи дел. Сдача дел в архив.

Практикум:   Оформления дела для хранения в архиве организации.

5.  ДЕЛОВОЙ ЭТИКЕТ  В РАБОТЕ СЕКРЕТАРЯ

Речевая культура. Правила приветствия, представления, знакомства. Искусство комплимента. Чувство меры в речевой коммуникации.

Формирование делового имиджа.  Основные требования к женской  и мужской деловой одежде.

Корпоративный стиль.  Визитная карточка, ее основные функции. Деловые подарки и сувениры.

Гастрономический этикет. Необходимый  офисный  сервис. Правила сервировки стола. Международные особенности гастрономического делового этикета.

Практикум: Организация и сервировка столов для проведения различных деловых мероприятий, сопровождающихся приемом пищи и напитков.

! Предварительная подготовка: Желательно заранее прислать наиболее острые и волнующие вопросы из тех, что будут освещаться на семинаре. Это сэкономит время и сделает семинар более практичным.

Методы и формы работы

Занятия проводятся в режиме интенсивного взаимодействия тренера и участников. Используются работа в малых группах, мозговой штурм, наглядные материалы. Моделируются ситуации, в которых участники будут ощущать действие тех же факторов, с которыми они сталкиваются или могут столкнуться на работе. В ходе последующего обсуждения участники не только наблюдают, анализируют, делают выводы и получают необходимую теоретическую  информацию, объясняющую их непосредственный практический опыт, но и соотносят с помощью ведущего свой имеющийся и полученный опыт и знания.

В стоимость входят кофе-паузы, раздаточные материалы, сертификат,  др. Бесплатно содействуем в бронировании гостиницы для иногородних участников.