Деловое общение: правила, этикет, основные принципы

Для эффективной коммуникации в бизнес-среде нужны знания по основам делового этикета, а также умение применять их. Способность правильно вести беседу, при этом учитывать личные качества, мотивацию собеседника, определяет исход многих взаимоотношений. Разговор строится на принципах вежливости, взаимного уважения так, чтобы каждая сторона могла достичь результатов, решить задачи, выйти на новые уровень партнерских отношений. В этой статье разберемся, что такое деловой стиль общения, в чем его важность, какие он включает правила поведения.

Деловое общение – что это и для чего нужно

Это вид коммуникации, в котором преобладает обмен информацией для достижения определенных целей. Общение формируется на строгих принципах, правилах, которые составляют основу делового этикета.

Правила делового общения создают имидж бизнесмена. Корректное поведение, умение поддерживать разговор укрепляют репутацию, помогают налаживать долгосрочные отношения с партнерами, клиентами. Умение общаться часто оказывается важным фактором при заключении сделок, может влиять на успех всей коммерческой деятельности.

На чем строится этика делового общения

Она основана на понимании психологических, культурных особенностей разных народов. Эти знания пригодятся бизнесменам, так как помогают строить коммуникацию без конфликтов, укреплять международные партнерские отношения.

В деловом общении нужно четко, ясно излагать свои мысли, аргументировать, анализировать мнения других. Еще нужно уметь воспринимать критику, вести диалог, учитывать размышления собеседников, чтобы принимать обдуманные решения.

Этика делового общения не заключается только в знании правил; она включает развитие внутренней культуры и культуры речи. Уважение к собеседнику, вежливость, компетентность в обсуждаемых вопросах повышают эффективность коммуникации.

Что относится к культуре делового общения

Культура деловой коммуникации – важный показатель профессионализма работника. Руководители обращают на нее внимание при приеме на работу, выполнении обязанностей. Особенно необходимы навыки в разговорах по телефону, так как здесь нельзя влиять на собеседника жестами или мимикой.

Для успешной деловой коммуникации важно не только что и как говорит сотрудник, но и как его воспринимает собеседник. Оцениваются реальные черты личности, а также образ, который формируется в процессе общения.

Соблюдение этикета, к которому относятся пунктуальность, культура речи, поддержание профессионального внешнего вида также является частью работы. Это помогает поддерживать стандарты взаимодействия.

Что относится к психологии общения

Психология охватывает эмоциональный и интеллектуальный аспекты взаимодействия. Для успешного общения нужны не только знания и умения, но и учет эмоционального состояния собеседников. Игнорирование чувств может привести к конфликтам, которые негативно скажутся на работе всего коллектива.

Эффективность разговора зависит от умения грамотно выражать свои мысли. Основными инструментами выступают словарный запас и правильное использование специальных терминов, что делает речь более убедительной, понятной. Также большое значение имеют произношение и интонация: не только то, что человек говорит, но и как говорит, влияет на восприятие информации собеседником.

Чтобы подчеркнуть свои слова, также необходимо правильно использовать невербальные сигналы: мимику, жесты, позы. Применение простых приемов, например, упоминание имени собеседника или поддержание дружелюбной мимики, может установить позитивный тон разговора.

Каким должен быть язык профессиональной коммуникации

Язык делового общения – специальный стиль речи, который требует точности, грамотности, соблюдения этикета. Участники общения должны четко следовать нормам, обеспечивая ясность взаимодействия. В такой коммуникации нужно уметь подбирать правильные слова в зависимости от контекста, а также владеть речевым этикетом для поддержания уважительных отношений между собеседниками.

Какие есть формы делового общения

Чтобы выполнить определенные задачи, достичь определенных бизнес-целей, применяются некоторые формы коммуникаций:

• Беседа: наиболее распространенный тип. Проходит в рабочей обстановке или в неформальной среде. Разговоры могут быть между руководителем и подчиненными или между коллегами.
• Переписка: все виды письменной бизнес-коммуникации, в том числе электронные и официальные письма, а также документы.
• Совещание: форма группового общения. Обычно происходит в формальной обстановке, в нем участвуют два и более участников. Совещания нужны для обсуждения и решения вопросов.
• Переговоры: деловая беседа, которая нужна для достижения конкретных результатов: заключения договоров или сотрудничество с новыми клиентами. Переговоры могут проходить как при личной встрече, так и по телефону или в видеоконференции.
• Выступление: применяется на массовых мероприятиях, может носить рекламный или информационный характер. Выступления обычно ограничены по времени, происходят по строгому регламенту.

Также есть специфические формы деловой коммуникации: пресс-конференции, переговоры с переводчиками, подписание контрактов. Каждой из них нужен свой подход, спецподготовка.

Какие есть виды деловой коммуникации

Общение делится на вербальное и невербальное. К первому относится все, что выражается словами. Ко второму – жесты, мимика, позы и интонации, которые передают собеседнику дополнительные сведения о человеке, его отношении к разговору.

Кроме того, общение бывает:

• Прямым: когда люди находятся в одном пространстве, общаются лично. Здесь используется речь и жесты, чтобы передать информацию. Примерами могут быть переговоры или встречи.
• Непрямым: передача информации осуществляется без личного контакта, например, через электронные письма или телефонные звонки.

Каких правил нужно придерживаться

• Будьте пунктуальными. Задержки в работе могут создать впечатление ненадежности. Всегда старайтесь быть точным в соблюдении сроков.
• Научитесь определять, какую информацию можно обсуждать. Любые секретные данные о компании или личные сведения коллег должны оставаться конфиденциальными.
• Уважайте собеседников. Внимательное отношение к мнениям, советам коллег укрепляет командный дух, повышает мотивацию каждого участника.
• Будьте доброжелательны. Любезное, открытое общение создает благоприятную атмосферу, помогает укрепить доверие в команде.
• Развивайте самообладание. Важно сохранять спокойствие в любой ситуации, даже если диалог становится напряженным.

Из каких этапов состоит профессиональная коммуникация

• Установить контакт. Начало разговора создает благоприятную почву для обмена мнениями, идей. Здесь активно используются невербальные средства, чтобы показать заинтересованность, открытость.
• Разобраться в ситуации. На этом этапе участники оценивают возможности для сотрудничества, определяют стратегию коммуникации. Разговор должен быть непринужденным, чтобы лучше понять состояние, намерения собеседника.
• Обсудить проблему и найти решение. Главная задача заключается в том, чтобы найти общие точки зрения, стремления, несмотря на разногласия. Нужно поддерживать конструктивный тон, избегать эмоциональных всплесков, конфронтации.
• Завершить общение. Независимо от исхода разговора, важно сохранить дружелюбие, уважение, тем самым укрепить основу для будущих взаимодействий.

В бизнес-школе ITC Group в Москве можно пройти курс по коммуникации в профессиональной сфере. Например, курс «Деловой этикет. Офисный этикет. Этикет общения. Деловые подарки. Дресс-код. Имидж» полезен для всех, кто хочет обучиться этикету для работы.

Автор:  Татьяна Лисицына