Тендер-менеджер. Специалист по тендерам

Тендеры и закупки в коммерческих организациях – процесс отбора оптимальных поставщиков товаров/работ/услуг с целью снижения стоимости, повышения качества и соблюдения сроков поставок товаров/работ/услуг.

Целевая аудитория: ТОП-менеджеры (Коммерческий директор, Исполнительный директор), руководители отделов и подразделений (отдел тендеров и закупок, тендерно-договорной отдел, отдел снабжения), ключевые специалисты компании (специалисты по тендерам, специалисты по закупкам, снабженцы), владельцы и руководители небольших компаний, индивидуальные предприниматели.

Данный семинар предназначен для повышения эффективности закупочной деятельности организаций, внедрения системного подхода в выборе партнеров компании и снижения затрат при реализации проектов как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективах. 

ЦЕЛЬ

Повышение прибыли компании за счет:

• системного подхода в вопросах выбора партнеров компании;
• повышения лояльности поставщиков товаров/работ/услуг, установления более доверительных взаимоотношений с партнерами;
• снижения затрат при закупочной деятельности компании;
• оптимизации трудозатрат тендерного отдела, специалистов по закупкам и снабжению;
• получения организационных и коммуникативных технологий и методов, необходимых для решения задач закупочной деятельности организации;
• профилактики типичных ошибок в процессе закупки товаров/работ/услуг;
• повышения имиджа компании;
• выявление индивидуальных проблем и ошибок в коммуникациях с партнерами, их устранение;
• возможности получения практических навыков и теоретических знаний;
• возможности обменяться опытом с другими участниками тренинга, посмотреть на стиль работы других успешных закупщиков; сравнить, что работает, а что можно дополнительно развивать для улучшения закупочной деятельности организации.

ПРОГРАММА

1.     Организация закупочной деятельности. Общие положения

• Прогнозирование и планирование закупок
• Виды закупок, типы поставщиков, структура рынка
• Определение подходов к закупочной деятельности, варианты организации процесса
• Основные бизнес-процессы закупочной деятельности организации, распределение зон ответственности, возможные схемы взаимодействия вовлеченных сотрудников и взаимодействия с участниками тендера
• Определение и нивелирование рисков в процессе выполнения закупочной деятельности
• Определение и распределение ресурсов
• Определения рисков в процессе исполнения закупок, корректировка закупочной деятельности с учетом данных рисков
• Тендерная комиссия: основные положения при выборе состава тендерной комиссии
  
  

Упражнение

«Составление календарного плана-графика закупок предприятия. Определение основных бизнес-процессов. Выбор подхода к выполнению закупочной деятельности»

Разбор кейсов от участников

2.     Регламентация закупочной деятельности

• Составление регламента тендеров и закупок: основные положения и требования законодательства применительно к коммерческим закупкам, необходимые приказы
• Типы регламентов, преимущества и недостатки
• Различные методологии определения победителя тендера
• Корректировки и изменения регламента

3.     Организация отдела тендера и закупок

·         Подбор персонала

·         Мотивационные факторы

·         Возможные системы премирования: преимущества и недостатки

·         Организация контроля и проверки деятельности персонала в процессе проведения закупочной деятельности

·         Распределение зон ответственности сотрудников внутри одела, самостоятельной работы сотрудников, взаимодействия сотрудников внутри отдела, определение вопросов к вовлечению руководителя, сохранение информированности руководителя отдела

·         Тайм-менеджмент руководителя и сотрудников отдела

·         Основные методы повышения эффективности и снижения трудозатрат сотрудников отдела

Упражнение

«Описание, структуры, зон ответственности и основных бизнес-процессов отдела тендеров и закупок»

Разбор кейсов от участников

4.     Организация взаимодействия отдела со смежными подразделениями

·         Основные схемы взаимодействия со смежными подразделениями компании

·         Вопросы привлечения специалистов сторонних отделов без ущерба для их основной деятельности 

·         Взаимодействие с участниками тендерной комиссии

·         Утверждение и согласование результатов тендера

·         Предупреждение и разрешение конфликтных ситуаций

5.     Организация процесса отбора участников тендера

• Определение предмета запроса, ключевые моменты
• Организация мониторинга рынка, первичный отбор компаний
• Виды запросов рынка, определение формата запроса, возникающие обязательства
• Составление запроса, ключевые моменты
• Специфика и структура рынков
• Типы поставщиков и варианты взаимодействий
• Поиск и подбор пула участников, методология, основные ошибки и как их избежать
• Первичный отсев неблагонадежных участников

Упражнение  

«Определение учебного предмета закупки. Описание ожидаемого поставщика. Определение основных критериев выбора поставщика»

6.     Основные моменты запроса тендерных предложений и их проверки

• Пакет документации
• Финансовые и юридические показатели компаний участников, методы проверки, ключевые моменты
• Проверка репутации компании на рынке: возможные методики проверки и их фактическое значение
• Определение формы коммерческого предложения, как ключевой момент тендера; возможности данного этапа, основные ошибки
• Проверка коммерческих предложений, «подводные камни» коммерческих предложений
• Эффективные ценовые переговоры: возможности, варианты проведения, оценка результатов
• Выявление фактических потребностей и возможностей участников тендера: методы выявления и использование возникающих возможностей
• Построение партнерских отношений с участниками тендера в процессе отработки коммерческих предложений с параллельным снижением стоимости
• Как выявить и предотвратить дополнительные соглашения к договору в процессе проверки коммерческих предложений
• Взаимодействие по тексту договора с участниками тендера: общий подход, методы «жестких» переговоров
• Фиксация результатов, оценка эффективности тендерной работы
• Взаимодействие с недовольными: работа с претензиями участников и излишне настойчивыми сотрудниками поставщиков
  

Упражнение  

«Формирование перечня основных рисков при отборе компаний на поставку учебного предмета закупки, определение и внедрение в структуру заявки методов их минимизации»

Ответы на вопросы. Практические рекомендации.

! Предварительная подготовка: Желательно заранее прислать наиболее острые и волнующие вопросы из тех, что будут освещаться на мероприятии. Это сэкономит время и сделает обучение более эффективным.

! Данное обучение можно заказать в корпоративном, индивидуальном формате, в форме вебинара.

Методы и формы работы

Занятия проводятся в режиме интенсивного взаимодействия ведущего и участников. Используются работа в малых группах, мозговой штурм, наглядные материалы. Моделируются ситуации, в которых участники будут ощущать действие тех же факторов, с которыми они сталкиваются или могут столкнуться на работе. В ходе последующего обсуждения участники не только наблюдают, анализируют, делают выводы и получают необходимую теоретическую  информацию, объясняющую их непосредственный практический опыт, но и соотносят с помощью ведущего свой имеющийся и полученный опыт и знания.

В СТОИМОСТЬ входят кофе-паузы, раздаточные материалы, сертификат,  др. Бесплатно содействуем в бронировании гостиницы для иногородних участников.