Номенклатура дел. Правила формирования и оформления

Целевая аудитория:

·         Специалисты служб ДОУ,

·         Работники канцелярии,

·         Секретари, менеджеры,

·         Специалисты, чья работа связана с организацией делопроизводства и документооборота организационно-методических отделов коммерческих и государственных (муниципальных) учреждений и органов власти.

Номенклатура дел — один из основных инструментов организации делопроизводства предприятия. Номенклатура дел устанавливает сроки хранения документов и является пособием по проведению первого этапа экспертизы ценности. Требования к содержанию и оформлению номенклатуры дел содержатся в Основных правилах работы архивов организации, Типовой инструкции и Правилами по делопроизводству в органах исполнительной власти.

По окончании семинара участники должны:

Знать:

·         основные назначение оперативного и архивного хранения документов

·         этапы проведения ценности документов

·         правила составления различных видов номенклатур дел

Уметь:

·         оформлять номенклатуру дел

·         составлять номенклатуру дел

·         проводить экспертизу ценности документов до передачи дел на архивное хранение

Владеть:

·         навыками формирования и оформления дел при передаче в архивохранилище организации

·         навыками составления заголовков дел

·         навыками составления номенклатуры дел.

ПРОГРАММА

День 1. Законодательная, нормативная и методическая база организации документационного обеспечения деятельности и управления. Общие требования и рекомендации

1. Определение и назначение номенклатуры дел. Значение систематизации документов в организации. Функции номенклатуры

·         Нормативно-методические документы, регламентирующие порядок систематизации документов в организации

·         Значение оперативного хранения документов в организации

2. Номенклатура дел и проведение экспертизы ценности документов. Какие документы включаются в номенклатуру? Аналитическая работа

·         Общие требования к номенклатуре дел

·         Виды номенклатуры дел

·         Разработка номенклатуры дел

·         Этапы разработки номенклатуры дел

·         Разделы номенклатуры дел организации

·         Определение сроков хранения документов

·         Виды перечней со сроками хранения, особые отметки в перечнях со сроками хранения

·         Понятие экспертной комиссии, ее назначение, порядок формирования, оформление результатов работы комиссии.

День 2. Систематизация документов в делопроизводстве. Порядок составления номенклатуры дел. Формирование и оформление дел. Требования к обеспечению сохранности документов в архиве

3. Порядок разработки и оформления номенклатуры дел. Организация текущего хранения документов

·         Типовая и примерная номенклатуры дел

·         Формирование дел

·         Хранение дел

·         Систематизация и хранение документов в электронной форме.

4. Структура номенклатуры и порядок ее заполнения

·         Индексы дел

·         Названия заголовков дел

·         Количество дел (томов конкретного дела)

·         Сроки хранения и статьи по перечню

·         Основные пособия при определении сроков хранения дел. Типовые и ведомственные перечни документов

·         Составление и систематизация заголовков (наименований) дел

·         Порядок расположения заголовков в номенклатуре дел.

·         Кто подписывает, согласует, утверждает номенклатуру дел организации и структурного подразделения

5. Оформление дел

·         Составление заверительной надписи

·         Составление внутренней описи

·         Оформление обложки дела