Фрагмент из книги: "Модерация: искусство проведения заседаний, конференций, семинаров"

Добиваться большой продуктивности заседаний, конференций, семинаров и т.п., правильно готовить, проводить и заканчивать их, превращать пассивных слушателей в активных участников, закреплять достигнутые результаты — все это и многое другое позволяют сделать техники и инструменты модерации.

Что такое модерация? Что дает модерация?

Кого не тяготят нудные заседания, в конце которых из потока предоставленной информации не сделано никаких выводов? Между тем групповая работа становится все более важной, задания становятся комплексными, сил и компетенции отдельного сотрудника зачастую недостаточно. Модерация в свою очередь способствует достижению цели с оптимальным использованием креативности каждого члена коллектива, без лишних потерь рабочего времени.

Основная идея проведения модерации

Цель проведения модерации – наиболее полное вовлечение всех участников в рабочее заседание и во все фазы рабочего процесса. Таким образом обеспечивается оптимальное использование идей и энергии членов группы и гарантируется, что за счет перераспределения заданий все делают общее дело.

Принципы работы модерации:

• систематичность (каждое отдельное действие логически следует за другим);
• структурированность (каждый раздел работы рационально делится на части);
• прозрачность (исключаются манипуляции любого рода).

Такая совместная работа доставляет удовольствие. А работа, приносящая удовольствие, приводит к хорошим результатам.

Модерация – способ систематического, структурированного ведения заседания с прозрачными методами в целях эффективной подготовки, проведения и подведения итогов встреч (конференций, семинаров). Модерация заседаний имеет и много других преимуществ.

• Участники концентрируются на сути.
• Результаты приобретают прозрачность.
• Повышается уровень корпоративной культуры.
• Растет мотивация коллектива.

Концентрация на сути

Профессиональная модерация может значительно повысить качество работы.

Помощь модератора позволяет участникам сконцентрироваться на существе темы рабочего заседания и заняться сбором и передачей своих профессиональных знаний независимо от прочих задач.

Доступность и прозрачность результатов Другой важный эффект: совместно полученные выводы и решения значительно повышают мотивацию каждого участника коллектива, так как каждый не просто информирован, а принимает посильное участие в принятии решения, опираясь на совместные разработки.

Многочисленные недопонимания, задерживающие движение к новым целям, в систематически организованной группе будут быстрее обнаружены и устранены. В результате по завершении модерированного заседания ни один участник не будет испытывать страх перед принятием важных решений.

Повышение уровня корпоративной культуры

Профессиональная модерация может значительно повысить уровень культуры общения и дискуссий, а также эффективность совместной работы в команде и организации в целом. Успех правильно модерированного рабочего заседания влияет на дальнейшую совместную работу в группах, повышает желание участников рассматривать другие точки зрения, принимать их и использовать в работе. Полученными знаниями и информацией сотрудники будут охотно пользоваться и обмениваться. В рамках модерированного рабочего заседания часто возникают неформальные контакты, которые в рабочее время могут оказаться чрезвычайно ценными.

Рост мотивации

Не в последнюю очередь модерация нацелена на устранение факторов, снижающих уровень мотивации сотрудников. Слишком часто рабочие заседания становятся скучными и бессмысленными из-за монологов и единоличных решений начальника, длительных выступлений словоохотливых сотрудников, отклонений и отступлений от темы, не относящихся к делу дискуссий, как то: личные нападки, многочасовые переговоры без видимых результатов. Хороший модератор в этом случае может вмешаться и инициировать открытое креативное обсуждение.

Когда стоит проводить модерацию?

Модерация требуется там, где люди стремятся достигнуть общей цели в командной работе, проектной группе, в ходе круглого стола или какой-то иной встречи.

Значение компетентных модераторов для организации невозможно переоценить.

Классическими предпосылками модерации служат ситуации, в которых группе или команде предстоит совместное достижение результатов. Вот некоторые типичные примеры.

• Группе представили новый проект, организационную структуру или решения, и появляется удобный случай это обсудить.
• На круглом столе хотят проанализировать проблему и принять верные решения.
• Необходимо уточнить задачу проектной группы и сформулировать четкую цель с планированием времени и этапов работы.
• Команда хотела бы произвести четкое распределение рабочих заданий по конкретному проекту.
• Команде перед принятием важного решения необходимо встретиться и обсудить все аспекты.
• Команда хочет собрать, обобщить и взвесить все идеи по поводу нерешенного вопроса и в итоге разработать проект его решения.
• Два отдела должны найти выход из длительного конфликта.
• Команда руководителей отделов хочет понять типичные причины несогласованности действий своих подразделений и устранить их навсегда.
• Команда руководителей среднего и высшего звеньев хочет выработать годовую стратегию дальнейшей деятельности компании.

Что нужно для проведения успешной модерации?

Модерация не панацея и не волшебное средство. Модерация – определенный принцип действия, с помощью которого Вы соберете команду, сможете систематизировать энергию и идеи для работы над общими целями. Для этого требуются определенные условия. Важнейшее условие – достоверность и доверие, оказывающие влияние на культуру управления и общения. Проявляется это следующим образом.

• Сотрудники должны быть в полной мере информированы о поводе, цели, основании и ожидаемых результатах работы, а также о пользе, которую принесет работа.
• Вся важная информация должна быть доступна сотрудникам.
• Совместная работа и общение в процессе модерации не должны блокироваться и тормозиться из-за иерархичности, субординации в коллективе. Должен быть гарантирован свободный и открытый обмен мнениями.
• Во время совместной работы предпочтение отдается качеству аргументов, а не иерархическому статусу человека, их выдвигающего.
• Особую ценность имеет принцип доверия: что сказано, то остается принципиальным в процессе модерации.

Обязанности модератора

Модератор должен играть роль посредника. Он оказывает помощь команде в постановке цели и ее эффективном достижении. Модератор может быть приглашен на заседание со стороны, а может быть выбран из сотрудников коллектива специально для проведения модерации.

Какой позиции и взглядов должен придерживаться модератор? В идеале это должна быть совокупность таких качеств, как хладнокровие, оптимизм, способность действовать, с одной стороны, и толерантность — с другой. Но важнейшими качествами идеального модератора являются честность и открытость. Эти качества – основа доверия со стороны коллектива. Когда Вы искренни как модератор и завоевываете доверие участников, Вы, даже совершая ошибки, способны справиться со сложными ситуациями.

Итак: будьте самим собой, не притворяйтесь, не играйте никакой роли — это залог успешной модерации.

Что входит в Ваши обязанности?

Как правило, Вы как модератор берете на себя подготовку, проведение и оценку результатов рабочего заседания. Команда должна быть освобождена от всех организационных вопросов, технических и методических процедур.

Автор:  Андреас Эдмюллер