Управление временем - искусство успевать
«Самая большая трата, какую только можно сделать, - это трата времени»Теофраст
Итак, почему Вы вообще должны задумываться о времени?
Потому что оно является одним из самых ценных ВАШИХ ЛИЧНЫХ ресурсов. Многие еще пренебрегают этим ресурсом и все еще не могут понять, почему конкуренты обошли их? почему купили у другого? ... Конечно, причины могут быть разные. Возможно, даже если бы Вы действовали со скоростью метеора, удача была бы не на Вашей стороне. Но уверяю Вас, что это исключение. Практика показывает, что если Вы начинаете применять техники управления временем, постепенно именно Вы оказываетесь в нужное время в нужном месте. И происходит это потому, что уже сейчас Вы закладываете основы успеха в планирование своего будущего. Начнем?
Для начала запомните: дефицита времени НЕТ! Каждый из нас обладает достаточным запасом времени для всего, чего он хочет сделать. Если мне в ответ Вы скажите, что Вы «слишком заняты», я отвечу, что в мире есть много людей, занятых намного больше, чем Вы, однако они успевают делать гораздо больше дел, чем Вы. И они не обладают временным ресурсом, превышающий Ваш. Они просто умеют использовать свое время!
Управлять временем может научиться практически любой. Это так же, как умение плавать или игра в шахматы. В своей статье я расскажу Вам некоторые секреты управления временем, для того, чтобы Вы уже сегодня смогли начать менять свою жизнь к лучшему. Чтобы уже с сегодняшнего дня Вы стали хозяином своего времени, а не его рабом и смогли сделать свою жизнь ярче и насыщенней. Итак, в путь!
Принцип Парето: применение правила 80/20 в управлении временем
Итальянский экономист Парето (Vilfredo Federico Damaso Pareto) установил в 1906 году, что 80 процентов земли в Италии принадлежит лишь 20 процентам ее жителей.
Позднее он доказал, что замеченное им правило применимо и в других областях, например в сельском хозяйстве - 80 процентов гороха собирается из 20 процентов от общего числа стручков. Через некоторое время экономист сформулировал правило, называемое "Принцип Парето" или "Принцип 80/20".
Вот несколько примеров применения принципа 80/20 на практике. В большинстве случаев:
- 20 процентов ваших продаж приносят 80 процентов общего дохода
- 80 процентов ваших посетителей смотрит только 20 процентов страниц вашего сайта
- 80 процентов случаев задержек возникает по вине 20 процентов из возможных их причин и пр.
Мы все теряем массу времени на решение тривиальных, повторяющихся задач. Часто это означает, что люди заняты, независимо от того, важно это или нет, оборудование задействовано вне зависимости от того, нужно оно или нет, продажи производятся независимо от того, доходны они или нет.
Справедливо ли утверждение, что небольшое число действий приносит наибольший результат? Конечно, это не жесткое правило, с четко установленным соотношением, но стоит обратить внимание что:
- Небольшая часть покупателей дает львиную долю дохода от продаж
- На небольшую часть из товарного ряда приходится большая часть заказов
- Незначительное число ученых осуществляет большую часть значимых исследований
- Наилучшие (и наихудшие) результаты достигаются малочисленной, достаточно определенной категорией (группой) специалистов.
- и так далее.
Мы склонные не замечать эти реалии в повседневной жизни и работе. Часто мы поручаем лучшим специалистам по продажам наиболее сложные участки работы, вместо того чтобы сфокусировать их таланты в тех областях, где они могли бы приносить сверхприбыли. Наиболее опытным рабочим часто поручается самая сложная работа, вместо того чтобы использовать их мастерство на менее сложных участках, на которых они бы производили намного больше своих малообученных коллег.
Наиболее талантливым специалистам часто поручается работа над наиболее сложными проблемами, которые, даже в случае их успешного разрешения приносят компании не особо значимую прибыль.
Итак, какой вывод мы делаем?
Вывод: Выполнение 20% дел даёт 80% результата. Поэтому выполняйте только по настоящему важные дела.
Но как узнать, что важно именно сейчас? – спросите Вы. И правда – дел то вон сколько, весь стол завален, ящик трещит от email и еще эти клиенты, объясни им да расскажи… Не стоит паниковать, разобраться в приоритетах Вам поможет Матрица Эйзенхауэра. Нарисуйте ее на бумаге и напишите каждое дело в свой «отсек». Написали? А теперь планируем:
Не важные и не срочные дела – первые кандидаты на вычёркивание. Их выполняем только при возможности.
Срочные, но не важные дела – стремятся «захватить» наше время, маскируясь под важные. Часто это дела, которые не были сделаны вовремя (например, если документ затерялся в кипах бумаг на нашем столе и не был вовремя передан по назначению).
Важные, но не срочные дела – самая ущемляемая категория, взяться за которую всегда не хватает времени. Туда попадают дела по саморазвитию и самообразованию, систематизации документов, планированию, активный отдых с семьёй – в общем, дела, которые в будущем могли бы помочь нам сэкономить время, заработать денег, поддержать отношения с самыми важными для нас людьми.
Для таких дел обязательно нужно выделять отдельное, фиксированное время и «оборонять» его от других дел.
Важные и срочные дела – безусловный приоритет №1
А как правильно оценивать приоритетность дела? – спросите Вы. Отвечу словами Питера Друкера: «Расстановка приоритетов – это прежде всего вопрос смелости; отдавать приоритет нужно проектам, которые принесут качественные изменения, переломить ситуацию, а не тем, что поддерживают насущное состояние дел или влекут медленные количественные улучшения». Также нужно учитывать необратимость выполнения некоторых вещей и, конечно, Принцип Парето.
И обязательно помните: Никто не в состоянии справиться со всеми делами, которые необходимо или хотелось бы сделать. Широко распространенным явлением и проблемой является стремление сделать сразу слишком много дел. Однако в сутках лишь 24 часа. Чтобы как-то растянуть свой рабочий день, некоторые прихватывают, в случае крайней необходимости еще и часть ночи. Не забывайте, что стресс возникает не от того, что мы сделали, а от того, что мы не успели сделать. Нас угнетает сознание того, что мы не успели закончить работу. Единственная возможность справиться с потоком заданий, деловых встреч, договоренностей — это четко и однозначно установить для них приоритеты, ориентируясь на достижение собственных целей и выполнение действительно важных дел. Благодаря этому можно наилучшим образом использовать каждый день, час и минуту. В первую очередь целесообразно браться за то дело, которому отводится приоритет № 1.
! ПРОВЕРЬ СЕБЯ
Тест «Оценка навыков управления временем»
(0-почти никогда; 1 – иногда; 2- часто; 3 почти всегда).
Результаты:
0-15 баллов - Вы не планируете свое время и часто находитесь во власти обстоятельств.
16-20 баллов – Вы пытаетесь управлять своим временем, но Вы не всегда последовательны в своих действиях.
21-25 баллов – Вы имеете хорошие навыки управления временем.
26-30 баллов – У Вас очень хорошие навыки управления временем. Вы прекрасно организуете свое время.
