Основы складской безопасности в системе сетевой торговли
В специальной литературе широко освещена проблема коммерческой и внутренней безопасности отделов сбыта российских и зарубежных продуктовых сетей, а именно основные угрозы и причины потерь в магазинах. Меньше освещена проблема поддержания высокого уровня безопасности и методика снижения потерь в распределительных центрах и непосредственно на складах, где хранится большое количество товарного запаса и осуществляется постоянное движение товарных потоков.
Следует выделить несколько направлений по уменьшению потерь в распределительных центрах – это недостача и брак. Недостачу следует подразделять на ошибки, возникающие в процессе приема, отбора и комплектовки заказов, а также в ходе некорректного приема отгруженного товара в магазине и хищение товара разными категориями должностных лиц. Все ошибки связаны с пресловутым «человеческим фактором», который возникает как умышленно, так и по служебной халатности. Нельзя также исключать фактор усталости и недостаточный практический опыт в выполнении должностных обязанностей. Проще выявить и локализовать действия сотрудников, возникшие вследствие неосторожности или невнимательности. Для этого необходимо проводить постоянный процесс обучения, оценку знаний и практических навыков сотрудников непосредственными руководителями, а так же анализировать сводную информацию по приему и отгрузке товара. Для наиболее полного, достоверного и объективного анализа необходимо использовать информационную систему, где все операции сотрудников логируются, а остальные выполняемые процессы должны фиксироваться в учетных документах, чтобы в случае необходимости имелась возможность отследить последовательность выполнения действий и ответственных лиц. При этом каждый сотрудник должен понимать, что он несет персональную ответственность за допущенные ошибки и в случае выявления таковых к нему будет применена меры в соответствии со степенью вины: дисциплинарная, материальная и в плоть до уголовной отвественности. Для всестороннего анализа необходимо учитывать все процессы и работу должностных лиц, связанных с выполнением каких либо действия, а также контролирующие органы. Так как большая часть противоправных действий не может быть осуществлена без деятельного участия или молчаливого согласия контролирующих органов.
Не следует подменять понятие контроля выполнением каких либо функций, согласно должностных обязанностей, работников склада, так как данная мера приводит к злоупотреблением служебным положением, вхождением в преступный сговор и как следствие хищение материальных ценностей с образованием недостачи. Кроме всего прочего контроль под собой подразумевает выборочную или полную проверку результатов работы или процесса выполнения каких либо обязанностей и функции, именно в условиях контроля можно обнаружить те ошибки, на которые притупляется внимание должностных лиц, выполняющих однообразные и монотонные действия на протяжении продолжительного времени при сложных внешних условиях: недостаточная освещенность, специальный температурный режим, шум и другие.
Для осуществления качественного контроля необходимо использовать технические средства (видеонаблюдение и др.), а также оперативные методики и тактику. Следует выделить три основных процесса, требующего особого внимания со стороны контролирующих органов: прием товара, сбор и отгрузка. Прием товара наиболее важная составляющая работы распределительного центра, ошибки, допущенные в ходе выполнения данного техпроцесса, напрямую влияют на потери, так как важно проверить наличие всех сопроводительных документов, сертификатов качества и справок, которые необходимо сверить с непосредственным качеством получаемого товара.
Чем больше должностных лиц задействовано в каких либо процессах, тем сложнее допустить ошибку или фальсифицировать данные, но в тоже время количество сотрудников не должно превышать тот предел, когда они начинают мешать друг другу и увеличивать время выполнения операции. Желательно, чтобы сотрудники, участвующие в выполнении какой либо операции, имели разное административное подчинение или принадлежали к разным сменам или отделам. Так, например, в ходе приема товара от поставщика в этом процессе должен участвовать приемосдатчик склада, специалист по качеству, контролер отдела предотвращения потерь с одной стороны и водитель-экспедитор (экспедитор) с другой стороны. После чего заполняются соответствующие сопроводительные документы, заносятся данные о времени приема поставки и составленных актах расхождения с обязательной регистрацией в книги учета. После чего документы передаются специалисту по документообработке, который приходует товар по системе, печатает паллетные этикетки и передает их приемосдатчику, который принимал поставку, он расклеивает их на соответствующие паллеты, после чего водитель штабелера перемещает данные паллеты в назначенные системой ячейки. При такой организации технологического процесса заметно снижается риск получения ошибок со стороны всех задействованных лиц.
Использование специализированных информационных систем при учете приема, движения и отгрузки товарно-материальных ценностей значительно упрощает процесс контроля на различных стадиях процесса с достоверным пониманием того, кто именно выполнял действия с товаром. Следует иметь в виду, что при использовании импортных систем товарного учета могут возникать системные ошибки, связанные с несовпадением технологических процессах на складах за рубежом и в российской действительности. К таким отличиям следует отнести подмену процессов цифрового сканирования с исполнением данных функций сотрудниками склада, из-за отсутствия в полном объеме соответствующей аппараты, например радиотерминалов, аппаратуры для считывания шрих-кодовых обозначений и т.п. Так имеются принципиальные отличия в отгрузке весовых товаров, по общепринятой европейской практики, большинство таких товаров отгружается штучно, а вес идет с походом, в отличие от практики работы на складах российских продуктовых сетей, на которых такой товар отгружается по весу нетто, из-за чего возникают ошибки как при сборе заказов, так при списании по системе. Причина этому кроется в расхождении веса оприходованного товара с весом отгруженного из-за ошибок суммирования весов нетто и существующим весом похода, в результате из системе может быть списано больше товар, чем получено фактически. В результате появляются фиктивные количества остатков или недостач при проведении инвентаризации, что усложняет процесс анализа товарного запаса и заказа товара у поставщика.
Поэтому при выборе информационных систем следует не только оценивать возможности данного программного обеспечения, но и технические возможности точного выполнения технологических процессов непосредственной работы сотрудников складского комплекса.
В ходе сбора товара чаще встречаются ошибки, связанные с неполным выполнением заказа из-за отсутствия товара в ячейки отбора. Это происходит по причине несвоевременного пополнения ячейки отбора из хранения, причина этому как физическое отсутствие резерва товара, так и некорректные остатки в ячейки отбора. Для недопущения этого необходимо своевременно проводить списание бракованного товара и правильно учитывать по системе товар, возвращенный поставщику.
Для контроля сбора товар необходимо проводить по окончанию сбора выборочные контрольные проверки в присутствии должностного лица, осуществлявшего сбор заказа. Для ускорения процесса и качества проверки необходимо использовать технические средства считывания штрих-кодов на продукции или тарной упаковке. Но в данное время не все поставщики оснащают свои производства оборудованием для нанесения штриховых кодов на тарной упаковке, что в некоторой степени усложняет процесс проверки. Приходится вскрывать упаковки и считывать информацию с внутритарного вложения. При контроле собранных заказов также необходимо обращать внимание на качество укладки товара на основе и качество обтягивания товара стрейч-пленкой.
Процессы отгрузки товара со склада складываются из многих составляющих и имеют достаточно большое количество факторов, которые на данный процесс влияют. Любое движение по товару, связанное с отгрузкой со склада, начинается с подготовки к сбору необходимого заказа, в данный процесс входит прием товара от поставщика, оприходование товара по информационной системе и перемещение в ячейку отбора или хранения в зависимости от наличия товара и непосредственный отбор товара сотрудником склада. Отбор товара осуществляется либо с использованием радиотерминалы или с использованием «бумажной технологии» по отборочному листу. При работе с радиотерминалами подтверждение количества отобранного товара происходит вручную или с использованием сканера штрих-кода, последний способ представляется возможным в случае наличия на всех тарных единицах отбора нанесенного штрих-кода товара, а так же присутствия данной информации в используемой информационной системе. Информация по штрих-кодам должна быть занесена в процессе заведения товара в ассортимент и проверяться при получении товара на складе от поставщика. При работе по «бумажной технологии» с использованием отборочного листа, приемосдатчик, осуществляющий сбор, отмечает отобранное количество, после чего специалист вводит фактическое количество в информационную систему. Данный метод можно считать менее затратным, но человеческий фактор проявляется больше, в результате возникают ошибки, которые достаточно тяжело идентифицировать относительно сотрудника, допустившего ввод неправильной информации.
В современных условиях, когда на продовольственном рынке царит строжайшая конкуренция, большая часть продовольственных сетей стремится к максимальному использованию своих складских мощностей для уменьшения существующих издержек, в результате на современных складах присутствуют зоны хранению и отбора товара с различными температурными режимами, например зона отбора стандартного ассортимента, охлажденного товара, овощей и замороженной продукции, то есть мультитемпературный склад. Данная особенность ведет к увеличению количества зон отбора и дорожек отбора соответственно.
В связи с тем, что заказ магазина охватывает большой ассортимент товаров, хранящегося на складе, информационная система создает партии по разным зонам отбора в зависимости от объемно-весовых характеристик основы, на которую будет собираться товар: паллет или ролл. Поэтому сбор товара по одному магазину осуществляет несколько сотрудников, работающих на разных зонах отбора с разными температурными режимами. При этом, объем и вес полного заказа одного магазина может быть меньше, чем предусмотрено допустимой максимальной нагрузкой кузова автомобиля, поэтому такие магазины объединяют в одни рейс.
При запуске рейса указывается док отгрузки, на который необходимо вывести все собранные заказы, осуществить комплектовку, проверку и отгрузку рейса в машину. Так как чаще всего доков под загрузку бывает недостаточно, в связи с конструкционными особенностями складских помещений, а так же когда склад создавался под один объем ежесуточно отгружаемого товара, а в результате развития товарооборот увеличился в два и более раза. К тому же не стоит забывать о графике доставки товара в магазины, большинство из которых могут принимать товар только в дневное время, а на некоторых объектах такое время еще больше ограничено внешними условиями: недружелюбные соседи, парковка частных автомобилей жильцами, вернувшимися с работы и многое другое. В результате чего интенсивность отгрузки в разные промежутки времени различная.
Для того, чтобы обеспечить своевременный запуск рейсов для сбора и облегчить работу операторам, несколько рейсов объединяются в волну, которая рассчитана на определенное время сбора и загрузки. При этом волны необходимо запускать строго по графику, по мере освобождения мест под отгрузку. Данная мера необходима для того, чтобы товар с разных рейсов, запущенный на один док, не стоял одновременно на месте подготовки рейса к отгрузки, потому что идет несоответствие температурного режима хранения товара и затруднена работа сотрудников, осуществляющих комплектовку, проверку и загрузку рейса. Из-за таких трудность часто возникают ошибки, когда товар предназначенный для одного получателя попадает другому или вовсе остается на складе.
Все выше изложенное показывает, что необходимо так строить технологические процессы на складе при сборе и отгрузки товара, чтобы товар поступал на док к указанному времени, тем самым реализуется система, применяемая в производстве «точно в срок». В соответствии с которой, товар должен собираться в течении определенного времени и подаваться на док строго в установленное время. Отгрузка также должна быть проведена вовремя, для того чтобы не замедлять процесс подготовки следующего рейса.
Важное значение имеет работа с претензиями, которые могут носить как обоснованный, так необоснованный характер. К необоснованным претензиям следует относить возврат товара в счет поставки из торгового зала и заявления фиктивных недостач. Для этого используется механизм контрольных закладок и контрольной видеосъемки собранных партий, с целью возможности оспорить необоснованные претензии.
За организацией контроля за движением товара в процессе доставки товара автомобильным транспортом необходимо использовать аналитические данные GPS передатчиков, установленных на автомобилях и организация опломбирования кузова автомобиля на контрольных точках: на доке или при выезде с территории складского комплекса и в местах выгрузки товара, то есть у получателя. При этом опломбирование должно проводиться сотрудниками охраны или отдела предотвращения потерь так, чтобы не допустить вскрытие без повреждения пломбы, с занесением информации в маршрутный лист водителя экспедитора.
Кроме непосредственных проверок следует проводить профилактические меры по предотвращению хищений и совершению ошибок должностными лицами, для этого необходимо организовывать занятия и аттестации сотрудников. Большое значение имеет своевременное доведение информации до всех сотрудников о выявленных фактах ошибок и хищений товарно-материальных ценностей, с оглашением принятых мер к виновным лицам.
В результате развития логистической инфраструктуры необходимо совершенствовать технологические процессы и методы контроля за их своевременным и качественным исполнением. При этом контроль должен проходить параллельно выполняемым операциям, без подмены функций контролера и исполнителя, а также недопущения дублирования каких либо технологических операций. Развитие информационных систем и использование технических средств считывания приведет к уменьшению ошибок вследствие человеческого фактора и в результате к снижению себестоимости логистических затрат.
Автор: Л. Делюкин
