Тайм-менеджмент: оптимизация вашего времени
В сутках 24 часа, а обязанностей становится больше. Усталость накапливается, справляться с делами сложнее. Знакомая ситуация? И это неудивительно: чем больше мы работаем, тем острее чувствуем нехватку времени. Проблема в том, что мы не умеем выполнять рациональное распределение дел. Можно воспользоваться хитростями — и день станет «длиннее». Тайм-менеджмент, или оптимизация времени, — целая наука. О принципах оптимизации, распределения, которые сделают жизнь проще, расскажем в статье.
Что такое тайм-менеджмент: основные принципы
Тайм-менеджмент — техники, комплекс методов для эффективного распределения временем. На их основе человек учится самоорганизации, грамотному планированию времени. Их использование повышает эффективность, оптимизирует распределение задач, что позволяет оставаться в ресурсе. Тайм-менеджмент работает для человека, и для целой компании.
Эффективного метода распределения времени нет — все мы индивидуальны. Каждый выбирает оптимальные техники распределения. Их использование эффективно в комплексе. Есть три общих правила, на которых строятся принципы тайм-менеджмента, распределения дел:
- Расставляем приоритеты. Выясните срочность текущей задачи.
- Планируем. Набросайте план, который поможет понять, сколько времени уйдет на решение задачи, оптимизировать распределение.
- Структурируем. Установите параметры определения готовности задачи.
Эти пункты ключевые в техниках эффективного планирования. На первых двух основано большинство методов, а техник тайм-менеджмента много. Назовем наиболее эффективные.
Подготовка, планирование
Последнее действие, которое нужно выполнять перед сном, — планировать следующий день. Для распределения можно записать план на бумаге — так ничего не упустите. При планировании расставляйте приоритеты. Определите, какие дела самые важные, впишите их первыми в список. Можно делить задачи по принципу «важные» (не терпят отлагательств), «срочные» (дедлайны горят). План поможет понять, с чего начать день.
Есть еще один плюс в подготовке: это способствует засыпанию, крепкому сну. Часто мысли мешают заснуть. А качество и количество сна влияет на успех.
Четкие дедлайны
Дедлайн — основное понятие оптимизации, распределения дел. Оно эффективно работает в учебе, решении бизнес-задач, быту. Дедлайн конкретизирует планы, учит эффективному распределению времени.
Ставьте четкие цели, сроки. Строгий дедлайн способствует борьбе с прокрастинацией. Работает даже самостоятельно поставленный срок исполнения.
Плюсы дедлайнов:
- помогают получить результаты работы вовремя;
- рационально распределяют силы;
- позволяют распланировать совместную деятельность;
- повышают производительность труда.
Если задача не выполнена вовремя, дедлайн срывается, а это ведет к негативным последствиям. Особенно это касается бизнеса, где важно строгое распределение, четкое соблюдение временных рамок.
Чтобы не срывать сроки, нужно правильное распределение, обоснование (почему важно выполнить задание к этому времени/дате). Нужно зафиксировать сроки, оставляя время на форс-мажоры.
Фокусировка на задаче
Техника распределения и оптимизации подходит людям, работающим без дедлайнов. Задач может быть много. Чтобы хорошо выполнить одну, нужно сфокусироваться на ней, иначе мы не будем знать, за что хвататься.
Чтобы придерживаться метода оптимизации «автофокус», нужно:
- составить список важных дел;
- вдумчиво прочитать его;
- выбрать актуальную задачу, независимо от ее объема;
- решить приоритетную задачу.
Лучше ставить в фокус не больше трех задач. Если их будет много, произойдет расфокус. Фокусировка поможет разгрузить мозг и сохранить ресурс.
Деление задачи
Для начала важно правильно сформулировать задачу. Как ни странно, но от построения предложения зависит продуктивность и скорость выполнения задания. Например:
- «Карточки для игрушек»;
- «Заполнить карточки товаров для категории «Игрушки» для продвижения на WB».
Во второй формулировке задание описано конкретно, следовательно, к нему можно быстрее приступить. Потратьте всего 5 секунд на составление полного предложения, и увидите, как это повлияет на выполнение заданий, оптимизацию.
Разделите большое дело на несколько мелких частей. Это упрощает восприятие предстоящего объема работы, позволяет выстроить четкий план. К тому же необъемные задания вызывают страх, стресс. Например:
- «Заполнить карточки товаров»;
- «Собрать семантическое ядро для категории «Игрушки».
В первом случае перед нами поставлена объемная задача, включающая не одно действие. Во второй формулировке конкретно указано, с чего нужно начать.
Насколько дробно разбивать дело на подзадачи, зависит от ее емкости. Но делайте это без фанатизма. Важно структурировать так, чтобы четко читалась суть.
Еще одно правило оптимизации: хорошая подзадача должна начинаться с глагола — призыва к действию («составить», «рассчитать»).
Одна задача в один промежуток времени
Согласно исследованиям, проведенным в университете Стэнфорда, метод многозадачности не позволяет хорошо делать работу. Ученые провели эксперимент, в результате которого выяснилось: одновременное выполнение нескольких дел снижает качество результата. Когда человек одновременно вносит данные в Excel и разговаривает по телефону, концентрация внимания падает. Он запоминает меньше информации, при этом есть вероятность ошибок при заполнении таблиц.
Ученые советуют не разделять внимание и сконцентрироваться на выполнении одного дела.
Методы фиксации времени
В тайм-менеджменте есть много методов оптимизации, планирования и фиксации времени, в том числе и авторские. Одни рассчитаны на краткосрочное планирование, другие — долгосрочное. Но все методы оптимизации основаны на таких принципах:
- составление режима дня;
- разделение задач по степени важности;
- планирование по дедлайнам с фиксированием времени;
- обязательный отдых для восполнения ресурсов.
Следование принципам оптимизации позволяет добиться успеха в профессиональной и личностной сферах. Большую роль играет способ фиксации времени. Рассмотрим основные из них.
Метод Kanban
Метод оптимизации Канбан пришел к нам 70 лет назад из Японии (разработан на заводе Toyota) и успешно прижился в time menagment. Инструмент метода позволяет отслеживать задачи, находящиеся в стадии воплощения, реализованные и те, которые ожидают выполнения — словом, упорядочить хаос.
Реализуется Kanban-метод с помощью визуализации. Основные элементы Канбан:
- доска Kanban — пространство для визуализации;
- колонки — стадии процесса работы;
- стикеры — карточки с указанием заданий, сроков, исполнителей;
- лимиты WIP — ограничения по числу дел, которые могут выполняться одновременно.
Как это работает: нужно взять доску и нарисовать все этапы планирования. Например, можно расчертить колонки с надписями «в процессе», «сделать», «done». Названия и количество колонок определяйте самостоятельно. Возьмите стикеры и напишите на них задачи. Затем стикеры перемещайте в соответствии с этапом выполнения работы. Плюсы техники:
- планирование — позволяет отслеживать процессы в глобальных масштабах;
- контроль сроков — помогает прогнозировать дату сдачи проектов;
- наглядность — позволяет увидеть весь объем работы;
- эффективность — помогает увидеть пробелы, устранить их;
- простота — не требует дополнительных инструментов.
Метод оптимизации Kanban — это не строгая концепция, ее можно адаптировать под конкретный процесс и команду.
Матрица оптимизации Эйзенхауэра
Матрицу изобрел 34-й президент Америки. Метод тайм-менеджмента помогает распределить дела в зависимости от приоритета. Это нужно, чтобы организовать работу: с чего начать, что оставить на потом. Суть метода оптимизации в том, все проекты разделяются на четыре группы:
- срочные и значимые — выполняются в первую очередь;
- срочные, но не очень важные — закрываются после выполнения первого пункта;
- не очень срочные, но значимые — можно делегировать;
- несрочные и неважные — выполняются по остаточному принципу.
Для визуализации матрицы Эйзенхауэра листок нужно разделить на четыре квадрата. Заполнить ячейки в соответствии с приоритетностью. По мере выполнения дела вычеркивайте их из матрицы.
Инструменты и приложения для тайм-менеджмента
Выстроить систему тайм-менеджмента недостаточно. Ее нужно зафиксировать. Для этого можно использовать стандартные инструменты:
- ежедневники — бумажные технологии по-прежнему актуальны. Когда мы пишем от руки, продумываем план еще раз;
- цифровой календарь — выбирайте понравившееся приложение, вносите список дел по датам. Календарь удобен — можно поставить напоминание;
- маркерная доска — все актуальные задачи перед глазами.
Приложения для эффективного тайм-менеджмента:
- Focus To-Do — удобный таск-менеджер;
- Notion — позволяет систематизировать, хранить данные;
- Todoist — этот планировщик универсальный;
Пробуйте разные системы, инструменты тайм-менеджмента — найдите тот, который подходит вам.
Книги по тайм-менеджменту
Напоследок полезная литература по тайм-менеджменту:
- Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса»;
- Сборник статей «Как стать продуктивнее» от Harvard Business Review;
- О. Баранова, Е. Погодичева «Я ничего не успеваю! Как провести аудит своей жизни и расставить приоритеты»;
- А. Фридман «Вы или хаос. Профессиональное планирование для регулярного».
Пробуйте методики, читайте книги, посетите курсы — и у вас обязательно получится!
Автор: Лисицына Татьяна
