Как собственнику контролировать работу бухгалтера и не потерять деньги

Финансы — это кровь бизнеса, а бухгалтер — ключевая фигура, которая управляет денежными потоками, налогами и отчетностью. Но что делать собственнику, который не разбирается в бухгалтерии, но хочет быть уверен, что финансы компании под контролем? Доверять на 100% нельзя — даже самый опытный бухгалтер может допустить ошибку, не говоря уже о рисках мошенничества. Контроль необходим, но без тотального микроменеджмента.

Почему нельзя пускать бухгалтерию на самотёк?

• Ошибки в отчетности → штрафы, доначисления, блокировки счетов.
• Финансовые потери → неправильные расчёты налогов, потери на неиспользуемых вычетах.
• Риски мошенничества → фиктивные платежи, завышенные расходы, скрытые «долги».
• Потеря управляемости → если бухгалтер внезапно уходит, а собственник не знает, как устроена финансовая система компании.

Как держать бухгалтерию под контролем

1. Запросить доступ к банковским операциям

• Собственник должен видеть все платежи компании, даже если он не занимается финансовыми вопросами. Онлайн-банкинг позволяет контролировать движение средств в режиме реального времени.

2. Внедрить управленческую отчетность

• Бухгалтерия важна не только для налоговой, но и для внутреннего контроля. Минимальный набор управленческих отчётов:
• Отчет о прибылях и убытках (P&L) – показывает, насколько прибыльна компания.
• Cash Flow (Движение денег) – помогает избежать кассовых разрывов.
• Баланс – даёт понимание активов и обязательств бизнеса.

3. Проверять начисление зарплаты и налогов

• Ошибки в расчёте налогов могут привести к проблемам с налоговой инспекцией.
• Минимальный контроль:
• Проверять, сколько начисляется сотрудникам и какие налоги платит компания.
• Следить за своевременностью выплат – штрафы за задержки начисляются мгновенно.

4. Исключить единоличный контроль бухгалтера

• Если бухгалтер — единственный, кто распоряжается финансами, это риск. Важно, чтобы хотя бы один человек в компании знал, как устроена система платежей, какие счета открыты и где ведётся отчётность.

5. Регулярно проводить аудит

Минимум раз в полгода стоит привлекать внешнего аудитора для проверки ключевых документов:

• Движения денежных средств
• Начисления налогов
• Договоров с подрядчиками и поставщиками

6. Разделять финансовые функции

• Бухгалтер не должен быть единственным человеком, имеющим доступ ко всем финансовым операциям. В крупных компаниях эти функции делят между:
• Бухгалтером (учет и налоги)
• Финансовым директором (анализ и управление финансами)
• Казначеем (платежи и движение денежных средств)

Финансовый контроль — залог стабильности бизнеса

Собственник не обязан разбираться в бухгалтерии на профессиональном уровне, но он должен понимать основные финансовые показатели компании. Регулярный контроль, прозрачность процессов и правильное распределение ответственности помогут избежать финансовых потерь и сделать бизнес устойчивым.

Автор:  Библиотека Бизнес-школы ITC Group