Офисная работа генерирует огромное количество данных на бумажных и электронных носителях. Ежедневно заполняются базы данных, переполнены лотки входящей и исходящей корреспонденции, а урны и контейнеры для мусора забиваются бумагой и старыми устройствами. Однако невинный, на первый взгляд, офисный мусор может стать источником критически важной корпоративной информации.

Простая внутренняя телефонная книга или вырванные листы с записями кажутся бесполезными, но могут содержать приватную служебную информацию. Попав в руки злоумышленника или конкурента, эти данные превращаются в оружие. Например, найдя в урне телефонный справочник с пометками, злоумышленник может позвонить сотруднику от имени руководства и выведать важные детали о работе компании. Аналогично, неполные распечатки платежных документов позволяют злоумышленнику выдать себя за представителя банка и запросить у бухгалтера конфиденциальные сведения (например, реквизиты счетов и суммы прошлых платежей).

Даже ошибки печати и черновики становятся рискованным мусором. Распечатанные наполовину платежки, несогласованные проекты приказов, списки клиентов или закупки для корпоративных мероприятий — всё это может стать «подсказкой» конкурентам. То, что сотрудники выбрасывают как ненужное, для аналитика-конкурента превращается в кладезь бизнес-данных. Поэтому любую служебную бумагу, даже кажущуюся «ненужной», следует уничтожать перед выбросом.

Бумага и шредеры

Лучший способ уничтожить бумажную информацию — использовать шредер (уничтожитель документов). На рынке представлены различные модели: от небольших офисных устройств до промышленных шредеров высокой мощности. Важно выбирать шредер с перекрестной резкой (семь–восемь мелких разрезов на лист), чтобы документ после обработки было невозможно восстановить.

Электронные устройства: жесткие диски и носители

Устаревшие электронные носители — жесткие диски, флешки, мобильные устройства — содержат значительно больше данных, чем любая бумага. Часто компании меняют накопитель на новый, предварительно скопировав данные, а старый выбрасывают. Даже если винчестер отформатировали, простое удаление файлов не защищает данные: информацию можно восстановить специальными программами.

При выбрасывании неисправного диска или телефона злоумышленник может попытаться восстановить данные — бухгалтерские отчеты, клиентские базы, планы продаж. Имея доступ к таким файлам, конкуренты получают ценную информацию о процессах и планах компании.

Безопасная утилизация электронных носителей:

Практические рекомендации по защите информации

Чек-лист перед утилизацией:

Экономия средств не должна оборачиваться риском утечки данных. Правильная утилизация офисных отходов — неотъемлемая часть информационной безопасности бизнеса. Внедрив прозрачные процедуры уничтожения конфиденциальной информации и надёжные средства контроля (шредеры, сервисы, акты утилизации), компания защитит свои коммерческие тайны от «подарков» в мусорной корзине.

Автор:  Библиотека Бизнес-школы ITC Group