Деловое творчество
Ежедневно практически каждый сотрудник любой компании получает деловое письмо от партнера состоявшегося или будущего. И ежедневно сотрудники компаний на эти письма отвечают. Кто-то легко составляет грамотный информативный ответ, кто-то долго бросает сомневающиеся взгляды на белый лист и лишь в конце рабочего дня вынужденно составляет отписку, кто-то кропает черновик, проверяет его и через несколько часов усердных стараний являет на свет письмо-ответ.
Почему так происходит? Неужели написать официальное письмо также сложно, как не писателю роман? Почему некоторым это дается просто, а мне с трудом? Почему просто нельзя вместо письма ответить звонком, ведь быстрее и проще? Эти и подобные вопросы часто возникают в голове пишущих эти пресловутые письма и еще чаще в голове их начальства.
Однако задаться вопросом как писать такие письма – куда важнее и перспективнее, чем мучить себя с детства знакомыми нам «почемучками».
И так, почему же письменная деловая переписка между компаниями все еще «в моде» в нашу эпоху мобильной связи, интернет-решений, смс-сообщений?
Любому юристу будет что ответить на этот вопрос. Деловое письмо является неким пограничным явлением между юридическим документом и частной перепиской.
Деловая переписка позволяет обсуждать и решать важные вопросы и проблемы. Ведь письменные юридически безупречные доказательства остаются как в архиве пославшего письменное сообщение, так и его получателя. Следовательно, при необходимости, они могут служить свидетельством в судопроизводстве. Кроме того, деловые письма имеют ряд других преимуществ, а именно: а) с их помощью фиксируется информация, на которую можно сослаться впоследствии; б) могут быть средством передачи конфиденциальной информации; в) дают возможность вести сложные и трудоемкие дела. Деловые письма подготавливают заключение сделок, важные встречи, переговоры, содержат служебную информацию, претензии, предложения, то есть при помощи деловой корреспонденции, представляющей собой письменный диалог юридических лиц, решаются важнейшие вопросы экономико-правовой деятельности организаций.
Как часто мы слышим «телефонный разговор / обещание к делу не приложишь». И действительно, телефонный разговор – нет, а вот деловую переписку еще как. И приложишь, и приобщишь, и предъявишь. Таким образом, первая и важнейшая функция написания и последующего сохранения писем-запросов, писем-ответов, претензий, отзывов и прочих официальных документов на лицо. Это – документальное подтверждение правильности собственных действий, позиций, решений. Или наоборот, это уж как когда получается.
С важностью переписки мы определились. Ну а как же быть, если письмо писать надо, а музы нет?
Предлагаю подойти к такому серьезному делу по-деловому, но творчески.
1. Для начала определимся с обращением. Выбирая формулу обращения, нельзя забывать, что по фамильное обращение подчеркивает дистанцию и придает письму более официальный характер, а обращение по имени и отчеству подчеркивает налаженность деловых отношений. Стоит помнить, что любому человеку приятно видеть собственное имя (да еще и с отчеством) на бланке организации.
Иногда, конечно, обращение может и отсутствовать. В этом случае функцию установления коммуникативного контакта выполняют реквизиты.
2. Как известно, что деловое письмо должно быть кратким. Зачем же тогда нужно вступление?
И правда, всегда есть соблазн сразу перейти к теме сообщения. Сдержите его. Представьте, что Ваше письмо уже на столе у получателя среди другой неотложной корреспонденции. Звонит телефон, а у двери кабинета ожидают посетители. Как помочь занятому получателю выбрать время именно для Вашего письма? Вот здесь и нужно вступление, прочитав которое, получатель будет точно знать, о чем Ваше письмо.
3. Следующее, на что стоит обратить внимание – это последовательность изложения информации. Логика делового изложения при решении простого вопроса такова: в первой части, как правило, излагаются факты, послужившие основанием и причиной составления письма; во второй части приводятся выводы, просьбы, рекомендации, предложения. При рассмотрении более сложных вопросов используется и более сложный композиционный рисунок.
Зачастую мы используем такой психологический трюк как повторение высказанной ранее мысли. И часто это повторение неоправданное. Не переусердствуйте, стараясь вложить свою гениальную мысль в контрагента. Это может привести к плачевному результату.
4. Деловые письма принято заканчивать так называемыми завершающими фразами. В зависимости от темы письма и от степени Вашего личного знакомства с адресатом, эти фразы могут несколько отличаться. Если Вы не достаточно знаете адресата и обращаетесь к нему нейтрально, то закончить письмо лучше словами «С уважением», под которыми должна стоять Ваша подпись и должность.Наконец, если за время переписки у Вас с корреспондентом установились отношения более теплые, чем просто формальные, допустимо в конце написать «С наилучшими пожеланиями» или «Всего наилучшего», а должность не указывать.
Кстати, возвращаясь к написанному, вместо самого распространенного вида рубрикации абзаца вы можете, не стесняясь, использовать нумерацию – то, что я делала выше, дабы выделить последовательность расположения составных частей текста и подчеркнуть необходимость отдельного рассмотрения каждого из нумеруемых элементов.
Начните относиться к такому виду служебной обязанности как написание деловых писем легче и творчески. Возьмите за правило излагать в письмах только факты проверенные и необходимые, всегда указывать сроки и документы, на которые ссылаетесь, ясно, четко и обоснованно высказывать просьбу / претензию / отказ.
Будьте внимательны, придерживайтесь делового стиля и тона письма, но помните, что деловая переписка – лишь жанр, один из многочисленно существующих. И как любой жанр он требует от создателя немного смекалки, усидчивости и немного новшеств. Так что не забывайте и оживлять ваши письма: меньше клише, больше собственных идей. Ведь письмо хоть и деловые, но творческие.
Автор: Мария Беляева, Бизнес-школа ITC Group
